Успешно завершился первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs — разработки ГК ЛАНИТ для казенного учреждения “Управление автомобильных дорог Республики Карелия”. Заказчик закупил 60 лицензий LanDocs.
Основными задачами Управления автомобильных дорог Республики Карелия являются организация работ по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона. А это обслуживание почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, проложенных через 550 мостов и путепроводов. Штат Управления состоит из 125 человек, десять из которых работают дистанционно.
Деятельность Управления предполагает активное взаимодействие с большим количеством договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. При этом в компании не была внедрена система электронного документооборота, и весь процесс происходил на бумажных носителях.
Компания столкнулась с тем, что рост интенсивности документооборота увеличил риски, связанные с нарушением сроков исполнения важных документов, и в целом регулирование деятельности организации могло значительно ухудшиться. Решение этой проблемы Управтодор Карелии увидел во внедрении системы LanDocs – одной из ведущих российских СЭД.
Ключевой причиной перехода на электронный формат документооборота стала возможность сквозного контроля выполнения задач, который предоставлял руководителю доступ к информации о состоянии текущих дел в организации. Кроме того, внедрение системы позволяло контролировать работу сотрудников, выбравших удаленный формат.
По словам Александра Кошкина, руководителя ИТ, Управтодор Карелии, на данный момент систему активно используют заместители руководителя, специалисты по делопроизводству, начальники отделов и их заместители, инженеры на местах, а также сотрудники, работающие удаленно. Возможности системы LanDocs способствуют более эффективному выполнению профессиональных задач, помогают планировать рабочий процесс, следить за приближением сроков исполнения задач и вовремя решать их. «Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», — подытожил Александр Кошкин.
В ближайшее время Управтодор Карелии планирует увеличить число пользователей LanDocs еще на 30 человек, а также организовать доступ к веб-клиенту СЭД с мобильных устройств и включить в контур электронного документооборота те виды документов, которые не были задействованы в ходе первого этапа.
