У каждого из нас всего одна голова, две руки и ограниченное количество часов в сутках, которые мы готовы тратить на рабочие задачи. Причем количество задач с пометкой «важно» не становится меньше изо дня в день. Когда у меня, как у руководителя, появилось понимание, что время, которое я хотела бы тратить на стратегически важные задачи и развитие своего бизнеса, съедает бесконечное множество административных или личных задач, я поняла, что пришло время нанимать ассистента. Что я делегирую ассистенту? Все задачи, которые напрямую не влияют на прибыль моей компании: заказ билетов, бронирование отелей для деловых поездок, управление календарем, обработка почты, подготовка документов и отчетов, ведение базы необходимых контактов, поздравление партнеров с важными событиями, координация и коммуникация между моими проектами.
Основная задача бизнес-ассистента — это экономия моего «мыслетоплива». Я не стараюсь что-то удержать в голове, замучить себя бесконечными напоминаниями — за всё это отвечает ассистент. Также он отвечает за сбор и обработку информации, а мне приносит только выдержку из ключевых моментов. Например, недавно я просила его посмотреть два часа обучения и выдать мне основные тезисы. За время, которое мой ассистент провёл за прослушиванием этого обучения, я успела осуществить многие задачи, которые были запланированы мною на день, при этом быстро внедрила новые инструменты из тех тезисов, которые принёс ассистент с обучения.
К выбору ассистента я подхожу очень внимательно. Вот несколько основных критериев для кандидата: ответственность, пунктуальность, системность, высокий уровень эмоционального интеллекта. При этом важно понимать, что бизнес-ассистент — это ваш самый ближний круг, а мы все — среднестатистическое своего окружения. Поэтому дополнительные критерии для каждого руководителя будут уникальными. Я бы никогда не наняла в свое ближайшее окружение сотрудника, который не умеет справляться с эмоциями и не умеет брать ответственность за свое состояние и уровень энергии на себя. Хороший бизнес-ассистент умеет мыслить категорией результата, а не процессов, поэтому часто ассистенты вырастают в руководителей и занимают уже другие роли в компании. В итоге результат работы ассистента — это моё время на решение стратегических задач и спокойное состояние.
Тема делегирования является одной из основных в моей клиентской работе, а мои навыки, в свою очередь, основываются не только на знаниях об инстинктах, высоком уровне эмоционального интеллекта, но и на опыте. Всем давно известна истина, что если хочешь роста бизнеса и дохода, то делегируй! Но на деле всё не так просто. В своей компании я выстроила бизнес-процессы так, что это позволяет мне два года управлять удаленно.
Навык качественного делегирования — это комбо из инструментов и эмоционального интеллекта. Я часто сталкиваюсь с тем, что руководитель прочитал множество книг, вложил сотни тысяч в обучающие курсы по делегированию, но так и не смог выпутаться из операционной деятельности. И тут важно понять с чем руководитель сталкивается и не может справиться самостоятельно: с какими эмоциями, страхами, убеждениями, травмами. Каждый случай важно рассматривать отдельно.
Я люблю фразу: «Никто так не делает мне мозг, как мой собственный мозг». Наша психика из большой любви и заботы строит нам такие препятствия, что иногда не знаешь, чем закончиться сессия. Таким образом, делегирование — это путь руководителя к знанию истинного лидера, и этот путь может быть очень красивым, со вкусом свободы и морского бриза в конце.
Элина Редникова — профессиональный бизнес-коуч PCC ICF, бизнес-ментор, эксперт в области дополнительного образования детей и подростков, серийный предприниматель.
